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渡辺歯科医院様

リマインド機能で無断キャンセルを防止。スタッフの負担軽減にもつながります。

渡辺歯科医院様

千葉県/柏市渡辺先生ユニット数：5台

以前は無断キャンセルを防ぐために、翌日通院予定の患者さま全員に対して、スタッフが前日に電話をしていました。毎日50〜60人ほどでしたが、LINEの一斉配信機能を使うことでこの業務が不要となり、スタッフの業務負担は大幅に軽減されました。

INTERVIEW インタビュー

通院の3日前と前日に自動でメッセージが送られるように設定していて、そのおかげでキャンセル率も減ってきています。

LINEを活用したサービスを導入しようと思ったきっかけを教えてください。

一番の理由は、無断キャンセルを防ぐためのリマインダー機能ですね。

キャンセルは医院にとっては売上に直結する大きな問題なんです。それに「その枠が空いているなら行きたい」という患者さんがいたとしても、事前に枠を解放できなければ機会損失にもつながってしまいます。

以前は無断キャンセルを防ぐために、翌日に通院予定の患者さん全員に対して、スタッフが前日に電話をかけていました。50～60人くらいだと思いますが、これを毎日やらせるのはスタッフの負担が大きくて、ずっと悩んでいました。

そんな状況だったので、LINEで簡単にリマインドメッセージを送れるというのは本当に魅力的でした。今は通院の3日前と前日に自動でメッセージが送られるように設定していて、そのおかげでキャンセル率も減ってきています。

先生の医院ではLINE公式アカウントの友だちが1,000人以上と、とても多いですが、増やすために工夫されていることはありますか？

スタッフの丁寧なサポートだと思います。

受付のスタッフが「LINEの友だち追加をお願いします」とか「こうやって登録するんですよ」と、患者さんにひとりずつ丁寧に説明してくれているんです。そうやって毎日コツコツと頑張ってくれたおかげで、ここまで友だち数が増えました。

もちろん、一人ひとりに説明するのは大変な作業です。でも、EPARK歯科さんが用意してくれた名刺や卓上POPを使うとスムーズに案内できるので助かっています。それに、（LINE公式アカウントの）友だち追加をしてもらえれば患者さんにとっても医院にとっても大きなメリットがあるので、手間はかかりますが十分やる価値があると感じています。

患者さんからすると、以前よりずっと簡単に予約ができるようになっていて、実際に「簡単に予約できて助かる」「すごく便利なサービスですね」といったお声をいただいています。

LINEを活用するうえでトラブルがあった時、弊社のサポートはいかがでしたか。

正直、LINEのトラブル自体ほとんどありません。でも、一度エラーが出て友だち追加ができなかった時に、電話で相談させてもらいました。その時はすぐに対応していただけたので、本当に助かりました。

LINEを活用したサービスの導入を検討している医院さまがいたら、どの点をおすすめしますか？

無断キャンセルの削減です。リマインドメッセージを送ることで、患者さんの「うっかり忘れ」を防げています。

また、予約のハードルが下がったのも大きいです。患者さんからすると、以前よりずっと簡単に予約ができるようになっていて、実際に「簡単に予約できて助かる」「すごく便利なサービスですね」といったお声をいただいています。

もちろん、LINEを活用したサービスを導入するにあたってスタッフの体制を少し変える必要はありましたが、それを含めても導入して本当に良かったと感じています。

これからは空き枠の通知をLINEで積極的に配信していこうと思っています。

今後、LINEを活用したサービスをどのように運用していきたいとお考えですか？

以前もちょっと試したことがあるんですが、これからは空き枠の通知をLINEで積極的に配信していこうと思っています。

さっきも話しましたけど、キャンセルが出ると、その時間に治療を受けたかった人が受けられなくなってしまいます。これはすごくもったいないんですよね。

なので、その日の朝に予約状況を確認して、もし空き枠が出ていたら「今日の◯時と◯◯時に空きが出ました。定期検診を希望される方はどうぞ」というようなメッセージを送ろうと考えています。まずは土曜日限定で始めてみようかなと思っています。

2025/10掲載